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社内行事を断る方法とは?メールテンプレートあり!

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社内行事参加のお知らせが上司から届いた時、

先にほかの用事があって、どうしても断りたいときありませんか?

そもそも、社内行事への参加を苦痛に感じていて、断りたいときもありますよね。

でも断りづらいですよね。

上司との関係が良好で、直接コミュニケーションをとれる相手であれば、口頭で伺いを立てることができますが

直接会ったことのない上司である場合などは、メールのみのコミュニケーションになりがちです。

そんな時、そっとこのテンプレートを使って乗り切ってください!

※あくまで参考事例としてください。ちょっとした細かいシチュエーションの違いでトラブルになることもあります。

自分のシチュエーションに合っているかどうか、ご自身で判断してくださいね。

社内恒例行事の断り方メールテンプレート

社内行事を断るときに、避けた方がいい理由があります。

「行きたくないから」「友人と飲みに行くから」などです。

逆に「結婚式」「遠方からお世話になった親戚がくる」「法事がある」等の理由は使いやすいですね!

断る相手が「その理由なら仕方がないね」と思えるものを提示した上で、断ってください。

 

※法事に「葬式」は含みません。事前に予定されるものではないからです。

「葬式」を理由に事前に断ることのないようにしてください。

その1 直属ではない面識のあるの上司の場合

もしも、メールを送付する上司と面識があり、日常会話程度を交わせる関係であれば、メールを入れる前に直接確認をしてください。

参加であれば、メールでも構いませんが、欠席をする場合はいろいろと気を付ける必要があります。

また、いろいろとアクションを起こす前に、直接の上司には口頭で事情を説明をし、メールでの対応が大丈夫かなどの確認をした方がいいでしょう。

穏便に、事を荒立てずに欠席したい場合は、可能な限り根回しをしましょう。

 

行事名 暑気払い(社員の8割程度が出席をする懇親会でBBQなどの事前準備や当日の手伝いが想定される行事)
上司の名前 山田部長
自分の名前 製造部 田中 ゆうこ
上司との関係 面識あり、上司も自分の名前は知っている

 

件名:re: 暑気払い出席確認の件

山田部長

お疲れ様です、製造部田中です。

標記ご案内の件、ご連絡ありがとうございます。

私事で大変恐縮なのですが、

以前から親しくしている友人の結婚を祝うために約束をした日と重なってしまい、

日程の変更が難しい状況で、欠席を希望しております。

事前に確認しなかったこと、申し訳ありません。

当日は大変お忙しいとのこと、

本来であれば率先してお手伝いをするべきところを欠席のお願いをして申し訳ありません。

事前準備であればなにかお役に立てることがあると思うのですが、何かございますか?

いろいろとお手数をお掛けして本当に申し訳ありません。

ご指示お待ちしております。

どうぞよろしくお願いいたします。

************

製造部 田中ゆうこ

 

 

その2 直属ではない面識のない上司の場合

面識のない上司からの案内はとても断りづらいと思います。

面識がないがゆえに、メール内容に悩むことでしょう。

まずは、直接の上司と不参加に関して話し合いを行い、その上でメールで断るか、直接話して断るかなどアドバイスをもらいましょう。

それでもやはり、メールで断らなくてはならない場合、メールテンプレートを参考にしてください。

面識がないときは、最大限の注意を払う必要があります。

行事名 暑気払い(社員の8割程度が出席をする懇親会でBBQなどの事前準備や当日の手伝いが想定される行事)
上司の名前 山田部長
自分の名前と直接の上司の名前 自分:製造部 田中 ゆうこ   直接の上司:佐藤係長
上司との関係 面識なし、上司の名前しか知らない。直接の上司に相談済みだが、メールで断るように指示された

 

件名:re: 暑気払い出席確認の件

山田部長

お疲れ様です、製造部田中と申します。

標記ご案内の件、ご連絡ありがとうございます。

私事で大変恐縮なのですが、

以前から親しくしている友人の結婚を祝うために約束をした日と重なってしまい、

日程の変更が難しい状況で、欠席を希望しております。

先ほど、上司の佐藤係長にも申し出を致しました。

事前に確認しなかったこと、本当に申し訳ありません。

佐藤係長より、当日は大変忙しく、欠席をすることでご迷惑がかかるだろうことを伺いました。

本来であれば率先してお手伝いをするべきところであるのに、このような欠席のお願いをしてたいへん申し訳ありません。

事前準備であればなにかお役に立てることがあると思います。

いろいろとお手数をお掛けして本当に申し訳ありません。

ご指示お待ちしております。

どうぞよろしくお願いいたします。

************

製造部 田中ゆうこ

社内行事を断る時 気を付けること

最大限注意を払って対応したとしても、

社内行事に参加しないことをよく思わない上司というのはある一定数は必ずいます。

社内での円滑なコミュニケーションをとるための大切な行事であると考えているからです。

 

ただし、仕事ではないのに強制されるのは、納得ができないと思うこともあります。

ですが、年齢や置かれている立場によって、考え方や見え方が違うことを変えることはできません。

なるべく穏便に済ますためにも、根回しを大切にしてください。

また、面倒だなと思ったこのやり取りを大切にすることで

もし、仕事でこの上司と係ることになった時に、役に立つことは間違いありません。

仕事をスムーズに進めるための根回しと割り切って、断るときほど丁寧な対応を心がけてください。

田中 ゆうこ

25歳で出産してからずっとワーキングマザーとしてフルタイムで働いてきました。 10人ほど在籍のチームリーダを務めた管理職でMBOの運用も任されていました。 現在は転職をし、これまでの経験を活かして外部監査などの対応業務をしています。 管理職経験を活かして、仕事のノウハウや転職などの情報を発信していきます。 Follow @withasmile88

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